Easy-SIGN
Easy-SIGN è un processo di Firma Elettronica Avanzata che ha come prerogativa la presenza di una Autorità di Certificazione che entra nel flusso di firma attraverso un certificato proprio per la cifratura dei dati biometrici e un certificato dell’utente per l’apposizione della firma digitale (attraverso smart card, token o da servizio remoto).
Così pensato e realizzato soddisfa i requisiti di identificabilità dell’autore della firma generata, così come l’integrità e l’immodificabilità del documento informatico: in questo modo è possibile eliminare la carta.
Easy-SIGN ha valore legale e si basa sull’utilizzo di tecnologia hardware sulla quale un qualsiasi utente appone la propria firma grafometrica in maniera naturale come la facesse su di un normale documento cartaceo. Il processo, certificato ISO27001, è applicabile a qualsiasi documento digitale indipendentemente dal software di gestione che lo ha creato. I modelli cartacei graficamente riprodotti sul video del dispositivo vengono firmati con una penna specifica direttamente su di esso e nel punto specifico di firma presente sul modello. L’utente appone tante firme quante sono quelle richieste dal documento. Conclusa questa fase, un processo automatizzato si occupa di terminare il ciclo, con l’apposizione della firma digitale e della data certa. E’ quindi poi possibile trasmettere il documento digitale al cliente (ad es. via Posta Elettronica Certificata) che al software di archiviazione (Gestione Elettronica Documentale).
In sintesi è possibile firmare i documenti su una tavoletta LCD (anziché su carta) che è adatta a tutte le realtà che prevedono la raccolta o l’apposizione di firma autografa, ad esempio:
- Commercialisti
- CAF e patronati
- Banche
- Finanziarie
- Società di telefonia fissa
- Società di telefonia mobile
- Aziende commerciali
- Alberghi
- Autonoleggi
- Reti di agenzie
Facendo l’esempio di un commercialista che ha l’obbligo di farsi firmare dai clienti una copia della dichiarazione dei redditi e di tenerla archiviata con la soluzione proposta è possibile firmare direttamente il file delle dichiarazioni che verranno conservate.
Vantaggi
I vantaggi derivanti sono quelli classici di una dematerializzazione del cartaceo con l’aggiunta di una gestione che parte dall’origine dei documenti e si estende a quelli con validità legale e firma autografa. Alcuni vantaggi sono tangibili direttamente quali il risparmio della carta etc…, altri tangibili indirettamente quali l’ottimizzazione di processi aziendali.
Pensiero digitale: rispetto alla classica dematerializzazione che parte dal cartaceo per poi passare in digitale, consente di partire direttamente dal digitale andando a tagliare tutti i costi di scansione e archiviazione (spesso sottovalutato ma importante in termini monetari).
Efficienza: i processi aziendali diventano più veloci e sicuri.
Digitalizzare l’apposizione della firma autografa, consentire l’invio dei moduli firmati via PEC e concludere il ciclo con la conservazione digitale a norma, consente di monitorare tutto il flusso documentale.
Ne deriva:
- una migliore condivisione dei documenti (si eliminano le duplicazioni);
- una riduzione del tempo PERSO nel cercare documenti che spesso solo perchè male posizionati nei faldoni diventano smarriti;
- una riassegnazione dei compiti degli operatori che vedono liberarsi del tempo utile da passare con i clienti;
- una riduzione nel tempo di lavorazione delle pratiche dei clienti; Taglio dei costi: in aggiunta al taglio dei costi indiretti si aggiunge il taglio dei costi diretti legati alla carta, al toner, all’affitto di spazi dedicati all’archiviazione.
