Easy Document

 

iDocEvo è un software per la gestione completa e modulare per l’archiviazione digitale dei documenti.

 

L'ARCHIVIAZIONE A 360°

iDoc, archivia qualsiasi tipo di file, dal Documento cartaceo trasformato in file attraverso un qualsiasi scanner o multifunzione, al documento office, alle email, le foto, i disegni tecnici ecc.

Ai files da archiviare vengono assegnate le "chiavi di ricerca", ovvero gli indici attraverso i quali i documenti potranno essere rintracciati con estrema semplicità e velocità, i files selezionati potranno con un semplice click essere riprodotti:

  • in forma cartacea (stampati)
  • in un formato file diverso da quello di origine, ad esempio da TIF a PDF / A o viceversa, da WORD a PDF / A ecc.
  • inviati via email (più files inclusi automaticamente in una unica email, opzionalmente anche zippata)
  • inviati via fax

    Per ciascun Documento da archiviare vengono assegnate solo le chiavi ritenute necessarie per la successiva ricerca. Tutte le tabelle di iDoc sono parametrizzabili dall'amministratore di sistema, il quale può definire per ciascuna voce di classificazione dei documenti, quali sono le chiavi obbligatorie, al fine di ottenere un archivio "standardizzato", quando gli operatori sono molteplici. Una specifica funzione prevede di poter collegare tra loro i documenti sia in fase di archiviazione che su documenti già archiviati. Le principali chiavi di archiviazione standard sono:

  • classificazione
  • protocollo
  • Data Documento
  • Data pervenuto
  • scadenza (con opzione di
    avviso automatico)
  • codice pratica
  • mittente
  • Destinatario
  • Stato del documento
  • Note

    SINTESI DEL CICLO DEL DOCUMENTO

    iDoc, è un sistema globale di gestione Digitale dei Documenti, l’archiviazione è solo la prima fase di questo ciclo, infatti archiviato il documento sarà possibile:

  • inviarlo via email; quest’ultima sarà automaticamente collegata al documento di origine;
  • inviare più documenti con una unica email)
  • effettuare l’invio telematico delle fatture attive automaticamente in base all’anagrafica del destinatario della fattura
  • senza ulteriori operazioni i documenti sono già disponibili per la consultazione on line via browser internet
  • collegarlo logicamente ad altri documenti
  • inviarlo via fax
  • apporre annotazioni digitali (post it ecc.)
  • trasformarlo in un formato file diverso
  • apporre firma Digitale e marca temporale
  • riprodurlo su carta (fotocopia se occorre)

    A CHI E’ INDIRIZZATO

  • aziende di qualsiasi settore e dimensione
  • studi commercialisti / C.d.L.
  • studi legali e notarili
  • enti pubblici
  • banche e compagnie assicurative
  • ecc...


 

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